Một số câu hỏi thường gặp về máy chấm công thẻ từ, vân tay

Máy chấm công được sử dụng phổ biến trong hầu hết các công ty, doanh nghiệp, nhà xưởng… Tuy nhiên, khi mới triển khai lắp đặt khách hàng thường gặp những khó khăn bước đầu khi sử dụng. Kỹ thuật Tân Phát xin hỗ trợ trả lời một số câu hỏi thường gặp của khách hàng về máy chấm công thẻ từ và vân tay:

1. Những máy chấm công nào phổ biến nhất hiện nay?

Máy chấm công hiện nay được ưa chuộng và dòng máy chấm công thẻ từ và vân tay. Một số thương hiệu uy tín được lựa chọn là: Ronal Jack, Wise Eye, ZK Software…

2. Lợi ích của máy chấm công vân tay, thẻ từ?

Ưu điểm chính của chấm công vân tay là giúp quản lý nhân sự một cách chính xác, quản lý, dễ dàng nhanh chóng, hạn chế tình trạng chấm công hộ, chấm sai lệch… Máy chấm công vân tay giúp người quản lý có thể lấy dữ liệu một cách dễ dàng để tổng hợp và tính lương vào cuối tháng. Nhước điểm của máy chấm công vân tay và thẻ từ là đòi hỏi phải có máy vi tính để cài đặt phần mềm chấm công.

3. Có thể đăng ký bao nhiêu vân tay cho 1 máy chấm công?

Tùy thuộc vào máy chấm công bạn sử dụng, mỗi máy chấm công sẽ có hướng dẫn sử dụng kèm theo ghi rõ số lượng vân tay có thể đăng ký cho nhân viên. Chúng tôi lấy ví dụ với máy chấm công vân tay Ronal Jack X628C, có thể đăng ký tới 3000 vân tay, dung lượng chấm công 100.000 lần.

4. Có thể đăng ký bao nhiêu vân tay cho 1 ID trên máy chấm công vân tay?

Bạn có thể đăng ký 1-10 dấu vân tay cho 1 mã sử dụng (ID).

5. Phân quyền quản lý cho User và Admin của máy chấm công?

Bạn có thể sử dụng phầm mềm chấm công để phân quyền truy cập.

• Quyền quản trị Admin: Những người được phân quyền admin được phép truy cập vào hệ thống phần mềm và có quyền điều chỉnh một số quy định của công ty trong hệ thống phần mềm (Thêm mới nhân viên, xóa danh sách nhân viên, thay đổi giờ làm việc…).
• Quyền User: Những người được phân quyền này được phép truy cập vào hệ thống phần mềm để theo dõi các thông tin của nhân viên, không được phép chỉnh sửa hay thay đổi dữ liệu trong phân mềm. Việc phân quyền user do quyền admin cung cấp.

6. Khi mất điện, máy chấm công có mất dữ liệu không?

Không, dữ liệu không bị mất khi mất nguồn. Bạn có thể mở máy chấm công liên tục hoặc chỉ mở lúc chấm công thôi, điều này không có ảnh hưởng gì đến máy chấm công.

7. Máy chấm công có bao nhiêu kiểu kết nối để có thể tải dữ liệu?

Có 3 cách kết nối và lấy dữ liệu: Cổng COM (RS 232), cổng USB hay cổng LAN (RJ 45).

8. Cách kết nối máy chấm công qua cổng LAN?

Có 2 cách đấu nối: trực tiếp và gián tiếp.

• Trực tiếp: Nối trực tiếp từ máy chấm công vào máy tính bằng cách sử dụng dây cáp mạng, một đầu cắm vào máy chấm công, đầu còn lại cắm vào cổng mạng trên máy tính. Khi sử dụng cách kết nối này thì phải đặt địa chỉ IP máy tính của bạn là địa chỉ IP tĩnh.

Gián tiếp: Cắm máy chấm công vào mạng LAN. Máy chấm công sẽ có vai trò như một thiết bị mạng trong mạng LAN. Muốn kết nối với máy chấm công thì bạn mở phần mềm lên và gõ vào địa chỉ IP của máy chấm công để kết nối. Địa chỉ IP mặc định của máy chấm công là 192.168.1.201.

9. Dữ liệu chấm công xuất ra dạng file nào?

Dữ liệu được xuất ra dưới dạng file excel tiện lợi cho việc tính toán và lưu trữ.

10. Máy chấm công sử dụng nguồn điện bao nhiêu ?

Máy chấm công sử dụng Adapter cắm trực tiếp vào nguồn điện 220VAC/50Hz. Nếu bạn muốn sử dụng nguồn điện dự phòng khi cúp điện thì có thể mua thêm bình accui dự phòng có nguồn điện áp là 5VDC/1A.

11. Máy chấm công của tôi có hiện tượng là không ai chấm công cũng nghe thông báo “vui lòng thử lại” và nhiều khi đi ngang qua máy chấm công, không chấm công cũng nghe thông báo này ?

Hiện tượng này là do vị trí lắp đặt của máy chấm công chưa thích hợp. Máy chấm công phải được lắp đặt tại những vị trí thoáng mát, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp vào máy chấm công, tránh những nơi có nhiệt độ cao, có gió thổi mạnh…
Nếu bị vấn đề này, bạn thử thay đổi vị trí của máy chấm công đến một vị trí khác xem còn hiện tượng này không. Ngoài ra bạn cũng nên vệ sinh lại ống kính chỗ đặt vân tay chấm công cho sạch sẽ vì nếu để bụi bẩn bám nhiều vào ống kính này thì ống kính sẽ bị che khuất và máy sẽ lầm tưởng là có nhân viên chấm công dẫn đến hiện tượng trên.

12. Máy chấm côngkhông nhận dấu vân tay khi chấm công, phải chấm nhiều lần thì mới nhận ?

• Vệ sinh lại ống kính cho sạch sẽ, tháo tem dán nhãn trên ống kính và lau sạch các vết keo dính trên bề mặt kính, không để ống kính bị mờ.
• Các ngón tay của nhân viên phải được rửa sạch sẽ và lau cho thật khô rồi mới chấm công, không để bụi bẩn che lấp vân tay