Máy hủy tài liệu và tầm quan trọng của máy hủy tài liệu trong công ty

Máy hủy tài liệu đã trở thành một tài sản rất quan trọng được dùng để loại bỏ hay tiêu hủy những tài liệu không dùng đến, hay thông tin quan trọng tránh bị lộ ra ngoài. Những lợi ích và cách sử dụng máy hủy tài liệu, hãy cùng Tân Phát khám phá nhé:

1. Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu hay còn họi là máy hủy giấy là một thiết bị được sử dụng để tiêu hủy, cắt bỏ các tài liệu, báo cáo, hồ sơ và giấy tờ khác thành các mảnh nhỏ đối với tài liệu không cần thiết. Ngoài ra, máy cắt này có thể ngăn chặn việc sao chép, phục hồi hay đánh cắp thông tin quan trọng. Máy hủy giấy đã trở thành một công cụ quan trọng để bảo vệ thông tin quan trọng.

Máy hủy tài liệu được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng, doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và cá nhân để bảo vệ thông tin quan trọng bị lộ ra ngoài. Việc sử dụng máy hủy tài liệu cũng giúp đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý thông tin và bảo mật dữ liệu.

2. Vì sao doanh nghiệp nên đầu tư máy hủy tài liệu giấy?

• Máy hủy tài liệu giúp ngăn chặn thông tin quan trọng từ việc rơi vào tay những người không có quyền truy cập. Những thông tin này sẽ bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng, thông tin tài chính và dữ liệu quan trọng khá
• Trong nhiều lĩnh vực đặc biệt là tài chính và y tế đòi hỏi các doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật và quản lý thông tin. Máy hủy tài liệu giúp đảm bảo rằng thông tin được tiêu hủy một cách an toàn.
• Khi thông tin trên giấy tờ được hủy bỏ một cách an toàn, nguy cơ về các hành động tấn công khác giảm đi đáng kể. Nếu thông tin nhạy cảm bị rò rỉ và dẫn đến việc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quy định về bảo mật dữ liệu, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
• Việc bảo vệ thông tin quan trọng của khách hàng và đối tác giúp tạo ra lòng tin và tôn trọng từ phía họ đối với doanh nghiệp. Thay vì thuê dịch vụ hủy tài liệu bên ngoài hoặc tiêu diệt bằng cách khác, đầu tư vào máy hủy tài liệu có thể tiết kiệm tiền và tài nguyên của doanh nghiệp trong thời gian dài.

3. Nguyên lý vận hành của máy hủy giấy

• Bước đầu tiên là đưa giấy cần hủy vào máy, bấm nút và máy sẽ có các dao cắt tiến hành cắt giấy tự động và đưa vào khay đặt giấy hoặc ngăn đựng riêng để đặt tài liệu. Nhiều máy hủy giấy được trang bị các cảm biến an toàn nên nếu ngón tay của bạn tiếp xúc với khu vực cắt, máy sẽ ngừng hoạt động để tránh các tai nạn.
• Sau khi đặt giấy vào máy, người sử dụng sẽ kích hoạt máy thông qua nút hoặc công tắc. Máy sẽ bắt đầu quá trình cắt. Tùy theo loại máy (strip-cut, cross-cut, micro-cut), cánh cắt sẽ di chuyển và cắt giấy thành các mảnh nhỏ tương ứng.
• Các mảnh giấy hủy sẽ được chuyển vào thùng chứa giấy hủy được lắp ở phía dưới máy và có thể tháo rời để lấy phần giấy đã được hủy thành công. Nhiều máy hủy giấy được trang bị tính năng tự động ngừng hoạt động khi quá tải hoặc khi cảm biến an toàn được kích hoạt.
• Để đảm bảo an toàn sau khi hoàn thành công việc, người sử dụng nên tắt máy để tiết kiệm năng lượng và đảm bảo an toàn. Để giữ hiệu suất tốt và tuổi thọ của máy, nên vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ. Điều này bao gồm việc làm sạch các cánh cắt và bôi trơn các bộ phận cần thiết.

4. Phân loại máy hủy tài liệu

• Máy hủy vụn (Strip-Cut): Các loại máy này cắt giấy thành các dải dài và thường được sử dụng để tiêu diệt tài liệu không quá nhạy cảm.
  
  
• Máy hủy cắt vụn (Cross-Cut): Đây là loại phổ biến nhất. Chúng cắt tài liệu thành các mảnh nhỏ hình chữ nhật hoặc hình vuông nhỏ, tăng đáng kể độ khó trong việc tái tạo thông tin.
  
  
• Máy hủy cắt hạt nhỏ (Micro-Cut): Đây là loại máy hủy mạnh mẽ nhất, cắt tài liệu thành các mảnh nhỏ hơn nhiều so với máy hủy cắt vụn, đảm bảo mức độ bảo mật cao.

5. Kinh nghiệm chọn mua máy hủy tài liệu chuẩn nhất

Khi chọn mua máy hủy tài liệu, có một số yếu tố quan trọng bạn nên xem xét để đảm bảo rằng bạn đang chọn loại máy phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là một số kinh nghiệm hữu ích:

• Lựa chọn máy hủy tài liệu qua ba loại chính phù hợp với nhu cầu hủy tải liệu của các công ty, doanh nghiệp.
• Lựa chọn loại máy có công suất dựa theo dành cho doanh nghiệp có văn phòng lớn hay máy với công suất vừa phải cho văn phòng nhỏ.
• Kiểm tra xem máy có tích hợp các cảm biến an toàn để ngừng hoạt động khi có nguy hiểm không. Nếu máy có vấn đề không nên đặt mua mà hay yêu cầu cửa hàn kiểm tra kỹ các chức năng của máy trước khi đặt mua và sử dụng.
• Đảm bảo rằng máy có kích thước và trọng lượng phù hợp với không gian và vị trí bạn dự định đặt nó.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng liên tục, cần kiểm tra thời gian hoạt động liên tục của máy để tránh quá tải.
• Nếu bạn cần hủy không chỉ giấy mà còn các vật liệu khác (như thẻ tín dụng, kìm kẹp), hãy chọn máy có khả năng tiếp nhận các vật liệu này. Một số máy có các tính năng bổ sung như hủy đĩa CD, DVD, hủy cài đặt USB, hoặc tính năng tự động đảo ngược giấy khi bị kẹt.
• Bạn nên tìm hiểu về các thương hiệu uy tín và đọc các đánh giá của người dùng khác để có cái nhìn tổng quan về chất lượng sản phẩm. Đồng thời, xác minh thời gian bảo hành và chất lượng dịch vụ hậu mãi của nhà sản xuất.

Khi mua máy hủy tài liệu, hãy chọn loại máy phù hợp với mức độ bảo mật yêu cầu của bạn và số lượng tài liệu cần tiêu diệt. Ngoài ra, cũng nên xem xét các tính năng bổ sung như khả năng tiếp nhận số lượng lớn giấy, tốc độ hủy và tính năng an toàn như cảm biến ngừng tự động khi bất kỳ nguy hiểm nào xuất hiện.

Nếu quí doanh nghiệp có nhu cầu mua máy hủy từ dân dụng đến công nghiệp, vui lòng liên hệ với Chúng tôi, luôn đáp ứng sản phẩm chuyên dụng với giá tốt nhất thị trường